书刊扫描仪：档案室的数字化处理流程探讨书刊扫描仪：档案室的数字化处理流程探讨
书刊扫描仪：档案数字化工作，是档案信息资源开发利用和档案信息化的基础工作，是为中心工作服务、提高档案工作效率的重要手段。各地各单位陆续开始着手此项工作，并已取得一定的进展。
纸质档案数字化，主要途径是通过扫描仪将其扫描成图像。从加工的方式上看不外两种，一是外包给数字化加工公司代为处理，二是各单位自行组织人员加工。两种方式各有优缺点：外包加工优点是省事，加工速度快，见效快，可以一次性把历年积存的档案全部处理完，但每年新形成的纸质档案易积存；另外就是因为处理的量较大，费用开支上需要一次性拿出较大金额。自行加工的优点是可随时进行，费用上因为是使用自己的人员，所以比较节省，缺点是工作人员需掌握一定的数字化工作技能，而且由于人员数量、设备性能的限制，加工速度较慢。
从各单位的具体情况上看，不可能所有单位都把数字化加工工作外包。而且数字化工作也是今后档案室的日常工作内容之一，是档案人员必要掌握的工作技能之一。那么自行加工是否需要很大的资金投入？加工的流程是怎样的？加工质量能不能达到相关标准的要求？在业务指导的过程中，笔者经常要回答这样的问题。有鉴于些，笔者从档案室自行加工的角度，结合人手少、设备少的特点进行了研究。现将相关流程总结如下，供各单位在数字化处理过程中参考。
1.软硬件的准备
1.1计算机。计算机是档案数字化的工作平台。随着计算机技术的发展，在机型选择上没有太多的要求，*近几年出产的机型已经完全能够应对数字化处理工作。当然为了有较快的运算速度和较大存储空间，配置上是越高越好，如2G的内存，500G以上的硬盘。价格一般在3000至5000元。
1.2扫描仪。扫描仪是在数字化工作中，对纸质档案进行数字化的工具。按可扫描的幅面大小，分A2,A3，A4等扫描仪，扫描幅面越大，价格越高。按进纸方式，分非接触式书刊扫描仪，平台式、馈纸式，平台式。按扫描速度，分普通高速扫描仪及非接触式书刊扫描仪，普通扫描仪只有一分钟一页或两页的速度，高速扫描仪则可达到每分钟25页,非接触式书刊扫描仪可达0.3秒/页，扫描分辨率可达800DPI。
1.3刻录机。数据的安全保管是数字化工作必须考虑的重要内容。刻录机即是将加工后的数据刻录成光盘进行存储的设备。一般选择DVD刻录机，价格在200元左右。DVD刻录盘是日常消耗品，每张盘的数据容量可达4.7G，价格在几元左右。刻录机的随机光盘上，一般附带了刻录软件，用于管理光盘刻录过程。
1.4档案管理软件。档案管理软件用于对数字化加工数据进行管理，一般采用“科怡文档一体化管理系统”，其单机版报价3500元，网络版报价8600元。原“科怡目录管理系统”因无全文管理功能，无法应用于档案的数字化工作，应予淘汰。从功能上讲，单机版和网络版没有差异，区别在于使用的范围。网络版软件在一个局域网内，任何人都可在网内的电脑上，根据事先分配的用户名、密码、权限访问数据库。而单机版只在在固定的一台机器上进行操作。
1.5图像处理软件。主要用于管理扫描过程，以及对扫描后不规范的图像进行纠偏、去黑斑等处理。一般扫描仪的随机光盘上都附带有一些图像处理软件，部分较高档扫描仪，带了扫描文档的处理软件，如PaperPort，对纠偏、去黑斑提供了的快捷操作，使用上方便。如果找不到PaperPort这个软件，也可直接使用装机量极大的ACDSee这个软件。
2.应淘汰的单人操作流程
在档案室中进行数字化处理时，一般方法，是先录入目录数据，保存后，点“原文”按钮，然后在新打开窗口中，点“扫描”，让扫描仪工作，然后退出扫描，再录入下一条目录数据，再扫描……。整个过程存在四个问题：一是目录数据录入和扫描不能同时进行，只能一个人操作，效率低下。二是要在文字录入和扫描等过程中反复切换，工作步骤太杂，效率低下。三是不能出现扫描控制界面，无法调整分辨率、文件格式等扫描参数，四是扫描出的图像如果偏斜、有黑斑，或者需要裁剪，因无相应界面而无法修改。
因此这种低效，且不易达到扫描质量要求的方法缺乏实用价值，必须淘汰。
3.优化后的操作流程
经过笔者的研究，要提高工作效率，符合扫描质量要求，在没有数字化加工软件的情况下，其操作流程要作完全的调整。扫描工作必须做在前面。
