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档案数字化过程中会存在哪些问题

  1、档案数字化范围宽泛

  在划定档案数字化范围时,一般只是从实现网络查看原文和向档案馆移交档案范围两个方面考虑,缺乏全面性,在档案价值、档案保管、资金投入与产出等方面缺乏考虑。范围的宽泛致使在处理工作过程中出现问题时显得束手无策。

  2、数字化完毕的部分档案保存价值不高

  文档管理中心档案数字化范围确定,凡是保管期限30年以上的文书档案全部数字化。由于各部门兼职档案人员更换比较频繁,划定档案文件保管期限困难大,档案文件保管期限划分普遍过高,导致数字化的部分档案价值不高。例如,有些部门将一般性的单项工作(计划生育)总结作为长期保存。又如,有的部门将一次会议形成的文件全部划分一个保管期限,使保存价值不高的文件占据数据库空间。

  3、数字化的档案重复较多

  例如,区政府办归档的区长办公会纪要文件,包括讨论各部门单位重要工作的实施方案、重大问题决策,以及职能局形成的重要文件,但是作为文件形成部门单位也将这部分会议讨论通过审批的文件保存。双方保存的期限都在扫描范围内,造成扫描数据重复,增加了档案人员对数据库管理和备份工作量,也增加了扫描档案的数量。

  4、同一类型的问题前后处理不一致

  (1)在档案数字化扫描过程中,出现很多具体问题。例如中国共产党党员统计年报表。文档管理中心代管的45个部门中有36个有《党员统计年报》表,一份报表有68页,但部分部门报表内很多项目是空白的,空白页最多的是37页,最少的是17页。如果按照20页计算,36个部门就是720页。扫描前期为保证报表的完整全部扫描了,后期认为长期下去大量空白表占据数据库空间是一种浪费,采取空白页不扫描。

  (2)文件批办单和发文稿纸。前期从利用者查阅档案角度考虑,认为利用者查阅文件多数只查文件具体内容,至于文件谁批办的利用者不关心,只将正式文件扫描,文件批办单和发文稿纸发有扫描。后来从发文角度考虑,发文稿纸反映了一份公文流转过程;从文件归档考虑,公文正式形成后,文件与发文稿纸一并归档保存,体现一份文件的完整性应该扫描。

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