RFID技术在智能档案管理系统中的应用RFID技术诞生于上世纪40年代,二战时期开始被军方使用上世纪70年代已运用于商业领域。随着计算机技术和网络技术的飞速发展、电子商务的应运而生,RFID技术已普遍应用于物流配送及仓储管理领域,这种技术已受到了广泛的关注,被人们看作可以逐步替代条形码的“电子标签”,将成为21世纪*具潜力的十大技术之一。
我国档案事业取得了长足的发展,档案事业的规模扩大了,数量也逐日增多,档案的种类日趋多样化,信息量迅速膨胀。目前国内档案馆主要运用档号和条形码标记形式用于内部的排架和定位。在实物档案的物流过程中,起着重要作用的是档号和条形码。这种传统的标记方式为档案馆的流通及管理工作作出了巨大的贡献,特别是档号及条形码标记技术为档案馆的自动化管理起到了巨大的推动作用。但它们自身先天性的缺陷和日益完善的RFID相比,劣势则较为明显。
一、RFID(射频识别)技术概述
RFID是一种自动识别技术,是集编码、载体、识别与通信等多种技术于一体的综合技术,主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程,非接触性是它的明显特征。RFID系统识别的距离可从几十厘米到几米甚至远的地方。典型的RFID系统由RFID标签、RFID读写器、数据处理系统组成。标签承载物品信息,作为标志附着于物品上,读写器利用感应无线电波、微波实现标签信息的识别与采集,并将信息输入数据处理系统。RFID不局限于视线,识别距离比光学系统远,射频识别卡具有读写能力,可携带大量数据、难以伪造并且有智能。RFID并不是新生事物,目前RFID被广泛应用于配送管理、物流和供应管理、航空行李处理、文件追踪、数字图书馆管理等。
RFID标签类似条形码,但又具有许多条形码所不具备的优点:①快速扫描:条形码一次只能有一个受到扫描;而RFID辨识器可同时读取多个RFID标签。②抗污染能力强、耐久性好:传统条形码的载体是纸张,很容易受到污染;而RFID标签是将资料存储在芯片中,防水、防磁、耐高温、使用寿命长。③具备重复使用的特性:条形码一旦使用,就无法更改;RFID标签内存储信息自如。④穿透性和无屏障阅读、读取距离大:条形码扫描机必须在没有物体遮挡的情况下,才能辨读;RFID读写器能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质,并能够进行穿透性通信。⑤存储资料容量大:一维条形码的存储容量是50字节,二维条形码的*大存储容量为3000字节;RFID*大的容量可达数兆字节。⑥具有安全性:由于RFID承载的是电子式信息,标签上资料可以加密, 高度安全性的保护措施使其不易被伪造和修改。因此,RFID的意义远远超过条形码。如果将RFID标签与网络链接起来,我们就可以把标签作为资料的输入端口,可以产生和利用诸如历史资料、实时数据以及在各种机构和企业之间的共享资料,为新的应用和服务创造机会。
二、R FID技术在档案管理信息化中的作用
将RFID运用到档案管理上,在档案上加上RFID统一标签,我们可以实现下列功能:
1.容易查清不在架或者乱架的档案。将RFID读写器辨读的数据与标准的档案库存数据作比较,能使查找工作较为容易。寻找档案的工作需要花费职员许多时间。RFID档案管理识别系统可以解放档案工作人员,让他们去从事有价值的工作。
2.提高档案盘点工作效率。传统的盘点,需要将档案一件件地手工清点。RFID读写器具备穿透性阅读功能,一次可以读取多个RFID标签。当我们盘点时,只需手持读写器,对摆放的档案进行扫描阅读即可,可以大大提高盘点的工作效率。
3.简化借还手续,提高个性化服务水平。如果给每位档案利用者一张贴有RFID标签的借阅卡,办理借还手续时,就能在卡上自动记录下相关信息。举例来说,利用者想借而未借到的档案被记录在借阅卡里,一旦该档案回到库房,系统会自动将相关信息以手机短信或者E-Mail等方式反馈给利用者。
4.方便统计利用者信息、档案利用率等各项数据。由于利用者拥有FR ID标签的借阅卡,档案上贴有FRID标签,档案管理系统就很容易通过无线方式读取利用者和档案上的FRID标签数据,统计工作变得轻松。只需键入统计条件,各项数据一目了然。
5.档案跟踪。跟踪和记录实物档案在流动过程中的每一个地点。例如档案经过不同办公室或检查点时,都会得到记录,而且在任何一台内部网络电脑上面可以清楚看到。档案管理系统的用户可以很方便知道档案目前的位置,存放的地点,确认档案的取出或者存入。
