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档案数字化建设与档案信息的作用

 在信息技术的大力推动之下各行各业都在逐步朝信息化方向发展,在不断应用通信技术的基础之上数字档案开始得到发展。内容记载繁复以及管理过程繁复是传统档案管理工作的明显缺陷,结合实际情况对先进技术的使用是完善上述现象的重要手段,同时档案工作的管理效率也可在原有的基础上实现最大限度的提升。现阶段档案管理工作正处于传统档案向数字化档案过度的过程,必须在加强档案管理的同时促使数字档案取得发展与进步。

  数字档案的作用

  (一)不断促进信息资源实现数字化管理

  对数字档案进行建设与完善是数字化时代档案信息资源管理的实质与目标,档案室主要数字化的储存与管理信息资源,因此数字档案的建设过程离不开计算技术以及通信技术的支撑,也是在应用先进技术的基础之上传统档案资料才能逐步实现向数字档案的转化。在档案数字化管理的同时数字化最终会实现对档案资源信息管理过程的直观体现。

  档案信息资源是数字档案的重要组成部分,我们可主要将其分为以下三种类型。第一种是传统的档案资源,第二种是视听档案资源,最后是在上述两种资源结合的基础之上对其进行数字化处理。在数字化以及信息化的迅猛发展之下,数字化是档案信息资源管理的主要趋势与方向。

  (二)使得各种档案资源进行处理的过程变得数字化

  较为系统以及复杂是档案信息资源管理工作的显著特征,办公业务是数字档案建设过程必不可少的一部分,自动化以及数字化也是�k公业务必须逐渐实现的一个阶段性目标,这是促使档案信息资源管理工高效化以及系统化目标实现的必要手段。在实际对档案信息资源进行综合时必须实现对数字化手段的合理应用,条理清楚的图书以及文档需要在上述条件得到满足后逐渐形成,并在实现与数字档案室有效传输的基础上开展科学的管理工作。档案使用者可打破传统档案时间与空间上的限制随时随地的查询以及调阅档案。

  (三)促进档案信息资源共享

  计算机网络是数字档案建设的基础与前提,为促使各地的档案资源实现资源共享的目标必须通过计算机网络实现档案的数字化建设。跨区域共享是资源共享的另一个目标。在数字档案中,各地的信息资源用户可将自身需求作为主要依据对所需信息资料进行下载,促使数字档案资源信息共享的总目标得以顺利实现。

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